Dokumen Perusahaan Dan Sistem Pengarsipan Modern

Usaha untuk menjamin penyelenggaraan perusahaan secara efektif dan efisien merupakan salah satu dasar kebijakan pembangunan nasional di bidang ekonomi yang sangat berpengaruh terhadap kemampuan dunia usaha untuk mempergunakan peluang dan berkiprah secara sehat dalam dunia internasional yang penuh persaingan sehingga dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi kesejahteraan rakyat. Salah satu faktor yang mengurangi efektivitas dan neraca selama 30 (tiga puluh) tahun dan penyimpanganan surat, surat kawat beserta tembusannya selama 10 (sepuluh) tahun sebagaimana diatur antara lain dalam Pasal 6 kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wtboek van Koophandel Voor Indonesia, Staatsblad 1847:23), sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan dan kebutuhan hukum masyarakat khususnya di bidang ekonmi dan perdagangan.

Ketentuan dalam kitab Undang-undang Hukum dagang yang mewajibkan penyimpanan dokumen ketentuan-ketentuan dalam perundangan yang berkaitan dengan tata cara penyimpanan, pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip yang selama ini berlaku, menimbulkan beban ekonomis dan administratif yang memberatkan perusahaan. Pembuatan dan penyimpanan dokumn, tetap diperlukan untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum, karena itu kewajiban membuat dan menyimpan dokumen harus tetap dijalankan dengan mengupayakan tidak menimbulkan beban ekonomis dan administratif yang memberatkan, untuk itu perlu diadakan pembaharuan mengenai media yang memuat dokumen dan pengurangan jangka waktu penyimpanannya.

Kemajuan teknologi telah memungkinkan catatan dan dokumen yang dibuat di atas kertas dialihkan ke dalam media elektronik atau dibuat secara langkung dalam media elektronik. Atas pertimbangan-pertimbangan permasalahan yang telah diuraikan, makan diterbitkanlah Undang-undang nomor 8 Tahun 1997.

Trainer / Narasumber

Alfian Misran, SE, Akt, M.Si,CA dan Tim

Akademisi, praktisi dan konsultan pada Instansi Pemeritah maupun Swasta di Indonesia

Materi Pelatihan

• Dokumen perusahaa sesuai UU No 8 Tahun 1997

Ketentuan umum mengenai dokumen perusahaan

1. Perusahaan
2. Dokumen perusahaan
3. Jadwal retensi

Pembuatan catatan dan penyimpanan dokumen perusahaan

1. Catatan
2. Data pendukung administrasi keuangan
3. Dokumen lainnya
4. Jangka waktu pnyimpanan
5. Kewajiban penyimpanan

Pngalihan bentuk dokumen perusahaan dan legalisasi

1. Pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lain
2. Legalisasi
3. Berita acara

Pemindahan, penyerahan dan permusuhan dokumen perusahaan

1. Pemindahan dokumen perusahaan
2. Penyerahan dokuemen perusahaan
3. Pemusnahan dokumen perusahaan

Dokumen perusahaan pada

1. Kantor perwakilan
2. Kantor cabang
3. Agen perusahaan indonesia
4. Agen perusahaan asing
5. Badan atau lembaga yang tidak termasuk dalam pengertian perusahaan

• Sistem Pengarsipan (Filing System) yang Modern

Prinsip dasar manajemen kantor & filing berdasarkan 5S (5R)

1. konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5S bekerja
2. memahami makna pilar utama seiri (ringkas) dan seiton (rapi), seiso (resik) dan shitsuke (rawat)
3. memahami makna pilar utama seiketsu (rajin) dan integrasi kelima pilar serta studi kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)

aturan (pedoman)umum pengelolaan arsip dan inventaris kantor

1. level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis : strategic plan, SOP, manual dan usual-business documents
2. latihan:menentukan tingkat urgensi dan confidentiality arsip

beragam bentuk arsip, perlakuannya dan tujuan penyimpanan arsip

1. jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
2. kewenangan pengelola arsip dan
3. bagaimana mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA

sistem korespondensi & pengarsipan (Manajemen Arsip dinamis)

1. membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan pemeliharaannya
2. membahas tentag tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di organisasi
3. electronic filling, document management software (System), trens baru dan model pelaksanaanya

aspek strategis dan trend manajemen filing modern:penerapan E-Filing dan dokument management

1. trend terbaru: electronic filing dan document management dalam bisnis
2. beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada:

penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip

1. alur surat keluar dan surat masuk srta alih media termasuk media digital
2. sistem indeks dan abjad dalam filing

Metode Pelatihan

• diskusi konsep
• role-play
• diskusi kasus

Kegiatan ini akan dilaksanakan pada :