Managing Office and Filing System

Managing Office and Filing System merupakan kegiatan keseharian yang harus dikelola dengan baik. Pelatihan ini dirancang bagi mereka yang bertanggung jawab mengelola kantor.

Dalam pelatihan ini akan dipelajari tata kelola kantor yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Juga mempelajari pengelolaan arsip dan aset perusahaan, mencakup “master book” lokasi aset, status aset, dan penomoran aset. Ditambah bagaimana melakukan manajemen korespondensi dalam mengelola arsip.

Hal lain yang merupakan masalah utama dalam manajemen kantor adalah manajemen waktu diri dan atasan. Untuk mengatasi ini akan diberikan juga pendekatan smart-contingency, yang tentu saja berbeda untuk beragam situasi.

Materi

Hari Pertama:

1. Paradigma Dan Filosofi Manajemen Kantor Modern

Keunggulan bersaing di era informasi dan design.

Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia.

Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas.

Standarisasi pengelolaan kantor Model jepang vs barat dan implikasinya.

2. Prinsip Dasar Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan 5S (5R)

Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5S bekerja.

Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat).

Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi

kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)

3. Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip Dan Inventaris Kantor

4 Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis: strategic plan, SOP, Manual dan Usual-Business documents.

Latihan: menentukan tingkat urgensi dan confidentiality arsip.

Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan Tujuan penyimpanan arsip.

Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya

Kewenangan sekretaris / pengelola arsip, dan

Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA

Hari Kedua:

5. Aspek Strategis Dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern: Penerapan E-Filing Dan Document      Management

Trend terbaru: electronic filing dan document management dalam bisnis.

Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada:

Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.

Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital.

Sistem indeks dan abjad dalam filing.

6. Pentingnya SOP Dalam Bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan

Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya.

Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : hirarki, beda pendekatan = beda istilah.

Motivasi dan urgensi dasar pembuatan SOP

Perbaikan proses (lebih ringkas / cepat / lengkap).

Peringkat kinerja dan service level.

Tehnik Melibatkan banyak stakeholder.

Pengaruh SOP guna peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi

yang terkait.

7. Change Management Dalam Penerapan SOP Baru

Penggunaan SIPOC review dalam Change Acceleration Process ala GE (Six Sigma).

Merubah habit atas SOP: studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the talk.

Diskusi kelompok tentang bentuk ACTION PLAN yang mungkin bagi pelaksanaan di kelompok kerja masing-masing,

Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan penentuan waktu pelaksanaannnya

8. Latihan Pembuatan SOP Dan Sistem Kearsipan Perusahaan

Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja.

Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan (corner & office)

Latihan Final dan presentasi kelompok membuat rencana kerja:

(1) pembuatan tim,

(2) Rencana gemba Kaizen

(3) Rencana Implementasi

(4) Rencana pembudayaan.

Narasumber

Ir. safrin heruwanto & Team

Kegiatan ini akan dilaksanakan pada :